仪器设备技术档案管理工作是设备管理工作的组成部分和重要环节。为了加强对设备档案的管理和收集、整理工作，有效地保存和利用档案，充分发挥设备档案在教学、科研中的作用，必须做好原始材料和技术资料的归档工作。对国家教育部规定应当立卷的设备资料，各实验室务必按规定建档，并向校有关部门移交档案或档案目录。
根据《中华人民共和国档案法》和我校档案工作规范，在设备管理处设立设备档案兼职管理人员统管全校教学、科研设备档案。各单位应对现有的设备资料进行立卷归档工作。
一、单价在10万元人民币以上的大型精密贵重仪器设备及20万元人民币以上的各种计算机，均需认真建立设备档案。
二、外购设备归档内容：
1. 设备可行性论证报告（包括论证会议文件、记录）；
2. 领导批复；
3. 订购合同（包括有业务内容的重要来往函件）；
4. 进口设备过程中有关的技术、商务文件；
5. 验收报告、产品合格证书；
6. 装箱单及开箱记录；
7. 产品说明书、全套随机技术文件；
8. 安装调试记录、双方签字移交文件、保修单；
9. 索赔来往公函及结果；
10. 设备履历书；
11. 使用、维修、检修、故障记录；
12. 重大事故的调查分析及处理意见。
三、本校自己研制的大型精密仪器设备归档内容：
1. 任务批准书；
2. 技术论证报告及原稿；
3. 全部研究技术文件及原稿；
4. 鉴定材料（鉴定证书及测试数据、鉴定组成员签到手稿等）；
5. 设计计算原稿及兰图、底图等；
6. 原始记录、曲线、图表、源程序、原理图等；
7. 产品合格证书；
8. 仪器设备履历书；
9. 使用、维修、检修、故障记录；
10. 重大事故的调查分析及处理意见。
四、外购设备的归档内容的1—5、9条由设备管理处指定专人负责收集、整理，分卷列出卷内目录。外购设备归档内容的6—8、10—12条及自制设备归档内容，由设备使用单位收集、整理、分卷列出卷内目录，在设备到校的第二年五月份前由设备管理处协助实验室进行立卷归档。档案目录由设备管理处上报档案馆。
五、设备档案的所有权属于学校，存放在设备使用单位，要指定专人负责、保管和提供利用。如有丢失或擅自销毁，应按国家档案法规定追究责任。设备管理处有权不定期抽查保存在实验室的档案材料。
六、有价值的稀有、特殊设备的资料，原件归档后存实验室，其中常用资料的复印件随机使用。归档内容中设备履历书一式二份，设备管理处和设备使用单位各存一份。
七、设备使用单位应积累、整理设备的安装、调试、验收、使用、保养、维修、改造开发过程中形成的材料，其中保养、维修记录及学年使用总机时应及时计入设备履历书。
八、已建档的设备，经学校批准调出学校或报废时，由实验室填写调拨或报废单，经设备管理处组织档案鉴定，确定设备档案移交进校档案馆、随机调出或销毁。
九、设备档案是否完整、准确、系统是实验室考评的内容之一。凡建档制度不健全、档案质量差、不符合要求的不能评为先进实验室。
本办法于1988年制订，1994年修订，2000年再次修订。
注：属于归档范围行政设备的有关档案材料，由各职能处（室）指定专人按上述要求整理、立卷后，直接向校档案馆科技档案室归档。