为了加强对贷款项目执行的领导和管理，充分发挥贷款效益，更好地为教育、科研服务，特制定本管理制度。
一、组织结构和职责范围
1．校级领导、机构设置
为保证做好世界银行贷款工作，学校由一名副校长主管世行贷款工作，下设世行贷款办公室，设主任一名，副主任一名，工作人员二至三名，校贷款办设在实验室与设备处，与进口科联合办公，负责协调全校贷款项目的执行，各职能部门和项目单位必须指定一位负责人分管贷款工作，有关事项仍由各职能部门办理。
2．校“贷款办”职责范围
⑴ 参加教育部贷款办召开的会议，及时汇报请示工作，传送所需报告、报表和文书资料。
⑵ 组织编写贷款项目的可行性论证报告，组织大型设备的论证。
⑶ 按照教育部确定的政策、原则和部署安排，负责制订本校实施方案和管理办法并组织执行。
⑷ 负责协助学校制定校内贷款资金及配套资金的分配方案；努力做好内部平衡和控制工作，妥善处理有关职能部门之间的协调；组织项目的论证、答辩及标书编写工作；审查、编报贷款项目设备及土建工程的明细计划和进度要求；协同有关部门落实贷款项目所需人员、基建、设备和家具的配套。督促支付教育部贷款办下达的有关费用。
⑸ 负责科教仪器设备的报关、提货、安装、验收、商检、索赔、管理等各环节的组织监督工作。
⑹ 协同拟订职能部门编报聘请国外专家计划，出国进修人员派出计划，接机人员培训计划和图书期刊采购计划，由贷款办统一申报教育部贷款办。
⑺ 协同财务处做好贷款资金帐和国内配套帐，审核年度进展报告；同时做好教育部贷款办、中外专家组来校检查的接待工作；协助校审计处做好国家审计署来校检查、审计的接待工作。
⑻ 协同做好外国专家来校讲学，技术人员来校安装及兄弟院校来校听课的组织和接待工作。
⑼ 接受国家教育部贷款办委托代办的“大型仪器操作技术培训班”工作，积极承担有关“大型仪器用户协会”的组织、管理工作及其他工作。
⑽ 及时检查监督各单位贷款项目的执行情况及效益情况，负责有关贷款工作人员的奖励评比及加班补贴费用的审批工作。
二、各职能部门的职责
凡执行世行贷款项目过程中的有关外事、人事、设备、财务等均由校贷款办统一向教育部报送材料，做到既要充分发挥各职能部门的作用，明确分工、各尽其职，又要统一归口，忙而不乱。
1．国际交流处：负责国外专家来校讲学和国外技术人员来校安装、调试、培训期间的外宾接待工作。
2．教务处：积极组织教师利用贷款设备开设新课，对参加贷款工作的教师；其工作期间的工作应列入教学工作量；并提供有关招生、教室利用率、教学使用情况、教学成果；教学实验开出率和实验室利用率等统计资料。
3．科研处：协助编写贷款项目可行性报告；会审大型设备引进计划；收集出国人员在国外所取得的科研成果资料；积极安排有关科研项目和组织人员使用贷款设备，多出、快出科研成果；提供有关科研统计资料（包括成果和论文）。
4．财务处：按教育部文件规定和国家审计署提出的审计要求，搞好贷款资金和配套资金的帐务工作；编报年度报表和审计报告，同时发挥对各部门的财务监督等工作。
5．人事处：按贷款协议要求，及时调配项目所需的技术人员和各类人员，积极选派安排专家、教师参加贷款工作；协同选派出国进修、接机人员的具体工作；提供有关师资情况的统计资料等工作。
6．实验室与设备处：协助编写贷款项目可行性报告书；协同编报贷款设备清单和参加大型设备的论证；做好贷款设备的报关、提运、开箱、安装、验收、商检、索赔工作；贷款设备的合同归档工作；建立设备履历书，使用记录，健全上机管理制度；根据贷款办提供的支付清单登记固定资产入帐；发放贷款设备和配套设备标签，对贷款设备进行跟踪考核效益分析。
7．资产管理处：按照贷款项目用房要求，组织完成实验和设备安放用房等安装工作，确保贷款设备到货前一个月完成。
8．保卫处：负责做好贷款项目设备的安全保卫工作；督促并协助项目单位建立安全保卫制度和检查落实安全保卫措施；负责国外专家、世行官员来校工作期间的安全保卫。
9．图书馆：负责贷款项目中引进图书资料的汇集、审购、验收、编目、和登帐工作。
10．档案馆：负责贷款项目设备和技术资料的整理归档工作。
11．研究生院：协助编写贷款项目可行性报告，提供有关研究生教学、科研使用情况的统计资料。
12．审计处：负责对贷款项目前期、中期、后期效益监督和促进工作，负责接待国家审计署来校审计、接待及协调工作。
三、设备采购的验收、管理
根据国家教育部贷款办的指示精神和贷款项目要求，按照我校教学、科研需要，贷款项目必须为教学与科研服务，充分发挥经济效益，必须切实做好仪器设备的采购、验收和管理。
1．验收准备
⑴ 当项目确立后，学校应及时确定项目负责人。项目负责人应由学术水平高、能力强、经验丰富和思想作风好的教授（研究员）或副教授（副研员）、高工担任。
⑵ 对大型仪器设备的引进，必须配备技术水平比较高，对该仪器设备比较熟悉的同志负责验收，并组织接机验收小组。如本单位技术力量不足，可聘请兄弟单位的技术人员协作验收。10万美元以上设备，要做好出国接机培训的准备。
⑶ 对大型精密仪器设备，要有学术水平高的学科带头人从事开发研究和具体应用，及时落实大型仪器设备的操作维修人员，并进行技术、外语培训，被安排人员应在3~5年内相对稳定。
⑷ 验收小组和有关技术人员要及早收集、翻译、整理和阅读有关技术资料，熟悉合同的各项条款并接受必要的实际训练。
⑸ 拟订仪器设备的技术验收方案，并请有关专家审阅，准备必要的测试仪表和样品，对比较贵重的仪器设备必须召开验收讨论会；并及时完成贷款设备安装、验收的实验条件及准备工作，包括水、电、气供应和清洁、屏蔽、防震等要求。
2．验收工作
⑴ 验收工作必须在索赔期（设备到港后90天）结束前20天完成。以保证万一验收不合格有充分的时间办理商检索赔手续，商检证报送教育部贷款办和招标公司，向外商交涉索赔。
⑵ 设备到港后应及时组织报关提货，严格进行港口检查，应注意大型计算机和精密仪器设备外包装箱上的震动和倾倒标记是否正常，如发现破损浸渍，受强烈震动或残缺应及时照相并与商检人员联系验残取证，作为与保险公司和厂商谈判索赔的依据。
⑶ 由厂商安装调试的设备应妥为保管，防止日晒雨淋，保持外包装及振动标记完好无损，等待厂商派技术人员到场共同开箱。在验收过程中需详细记录下列资料，并存入档案。
a. 按照合同和装箱单（以合同为准）清点数量，检查有否受潮、霉迹、锈斑、规格型号是否与合同相符。
b. 做好按合同验收技术指标规定所做的全套实验原始数据记录。
c. 清点随机到达的技术文件资料，并作详细记录，保存商检索赔过程中的全部文书资料。
⑷ 参加验收人员：贷款办、使用单位、供货厂商等有关人员，验收后签字确认。
3．管理工作
⑴ 按教育部贷款办支付清单入固定资产；建立设备档案，建立《精密贵重仪器使用记录》和《精密贵重仪器维护记录》制度，督促项目单位建立、健全上机制度和实验室的管理制度。
⑵ 举办大型仪器设备培训班，对考核合格者发给上机证，积极开展校内外技术咨询服务，提高设备使用率。
⑶ 在保修期内及时组织校内人员上机使用，考核机器的性能，并经常检查和收集仪器设备的开机率及使用效率。
⑷ 定期对贷款设备的使用率和效益进行评估，根据国家审计署上海特派员办事处每年对贷款项目的审计结果，在项目执行单位间进行评比、总结，以鼓励先进，使贷款项目发挥更大的效益。
四、财务管理
1．世行贷款资金及国内配套资金的财务核算及管理由学校财务处负责，并指定专人记帐，帐户的设立和核算均按世行贷款项目管理要求及国家教育部贷款办规定的科目和格式入帐，并及时完成年度财务报表和审计报告，经审计合格后按时报送国家教育部。
2．为保证项目资金“专款专用”，世行贷款项目的支出费用与学校日常设备费用的支出严格分开；世行贷款资金和国内配套费用根据计划由校“贷款办”审批使用。
3．对国家教育部贷款办下达的项目费用支付清单，校“贷款办”应及时递交财务处，以便记帐。
4．对贷款设备的报关、商检、运输、安装、验收过程中所需费用，临时聘请国内技术人员和翻译人员的补贴等，学校应在配套资金中划出专款由校“贷款办”主任或副主任审批使用。
五、贷款人员要求
1．要挑选政治可靠、作风正派、业务能力强、工作认真负责、能顾全大局和遵守纪律的同志参加贷款工作，并保持相对稳定，没有特殊情况，未经贷款办同意，原则上不作变动。
2．加强贷款工作领导，明确职责。若贷款设备选购不合理，使用效益差，造成严重积压浪费的，其主要责任在项目负责人。若验收责任性不强，未能查出重大隐患，或技术指标不符合同要求、弄虚作假通过的，其主要责任在验收小组。若接到提货通知单后因不及时组织提货而造成巨额罚款或接运过程中因马虎从事而造成货物严重损坏的，应由实验室与设备处负责。若验收小组已提出索赔要求，而有关人员工作拖拉，延误索赔，致使学校遭受重大损失，责任在“贷款办”。若财务工作不合要求，审计部门意见大，应由财务处负责。若校“贷款办”人员配备不齐影响工作，试验技术人员不足，影响安装验收和运行使用，其责任在人事处。实验课程开出率不高责任在教务处。
3．待遇
⑴ 世行贷款工作是学校的一项重要工作之一，涉及学校的声誉和利益，参加贷款工作的人员应与其他教职工一样核算工作量，对于经常出差、开支大的应给予适当补助。
⑵ 参加贷款工作的人员，在评定职称上应享受同等待遇。贷款工作中起草的可行性报告、验收报告、管理规程、软件开发及解决验收中重大技术问题的，可作为技术成果列入业务考核记录，经审议具有校刊发表水平的可作为学术论文。
⑶ 工作急需加班的，经校“贷款办”主任批准，可按有关规定给予加班补贴费。
4．奖惩
⑴ 在参加校贷款工作中，对认真负责、刻苦钻研，在安装、验收、索赔等以及设备开发使用中有重大贡献者，对按时优质完成项目任务的单位和个人应给予表扬和奖励。
⑵ 对玩忽职守造成工作损失者，应追究责任，视情节轻重及损失程度，分别给予批评教育，直至行政纪律处分。
六、各职能部门可根据国家教育部的有关文件和本管理制度，制定各自的实施细则。不同的贷款项目根据项目特点制定实施细则。
七、本世行贷款项目内控制度由主管校长批准后实施。
八、本规定由贷款办负责解释。